"Bu işi her hafta elle yapıyoruz" cümlesini duyduğumda ilk sorduğum şey şu: bu iş her seferinde aynı kurallarla mı yapılıyor? Cevap evetse, büyük ihtimalle otomatikleştirilebilir. Ama her otomasyon zahmetine değmez. Karar vermek için şu soruları kullanabilirsiniz.
1. İş tekrar ediyor mu?
Haftalık satış raporu, aylık stok özeti, her gün gelen sipariş dosyalarının birleştirilmesi… Düzenli tekrar eden işler otomasyonun en iyi adaylarıdır. Yılda bir kez yapılan bir iş için ise genellikle değmez.
2. Kurallar belli mi?
"Şu sütunu al, boş satırları sil, müşteriye göre grupla, toplamı yaz" gibi tarif edilebiliyorsa otomasyon kolaydır. Her seferinde birinin yorum yapıp karar vermesi gerekiyorsa, otomasyon bu kararı vermez; ama hazırlık kısmını yine de hızlandırabilir.
3. Hata maliyeti ne kadar?
Elle kopyala-yapıştır yapılan işlerde bir satırın atlanması ya da formülün kayması sık olur. Raporun yanlış olması fatura, stok ya da müşteri kararlarını etkiliyorsa, otomasyonun asıl kazancı zamandan çok doğruluktur.
4. Kaç kişinin zamanını alıyor?
Basit bir hesap yapın: iş haftada kaç saat sürüyor, kaç kişi yapıyor? Haftada birkaç saat süren bir iş, bir yılda yüzlerce saate karşılık gelir. Bu süre, otomasyonun maliyetiyle karşılaştırıldığında kararınızı netleştirir.
Otomasyon pratikte neye benziyor?
Çoğu zaman ekibin yeni bir program öğrenmesi gerekmez. Örneğin masaüstünde bir uygulama açılır, dosyalar sürüklenip bırakılır, "Rapor oluştur" butonuna basılır ve alışılan formatta Excel ya da PDF çıktı alınır. Veriler bilgisayarınızda kalır.
Kendi projelerimden Excel Automation Toolkit, dosya temizleme, istatistik, grafik ve PDF raporu tek ekranda toplayan böyle bir araç.
Ne zaman değmez?
- İş çok seyrek yapılıyorsa,
- Süreç sürekli değişiyorsa ve henüz oturmamışsa,
- Asıl sorun veri değil, süreçteki iletişimse.
Bu durumlarda önce süreci sadeleştirmek daha doğru bir başlangıçtır.
Elle yürüyen bir Excel işiniz varsa Excel / süreç otomasyonu sayfasından kısaca anlatın; örnek dosyalara bakıp ne yapılabileceğini ve fiyatını yazılı olarak ileteyim.
